こんにちは。ヤングチャンピオン・カエルです。
今回は『監査法人1年目の新人会計士シリーズ③:コピー機の使い方』と題しまして、
コピー機の使い方を紹介していきたいと思います。
コピー機とか誰でも使えるでしょwww
って思う方もいらっしゃるでしょうが、
僕は一枚の紙をコピーすることしか知らず、先輩に驚かれた経験があります。
もし僕と同じように、今までコンビニくらいでしかコピー機を利用したことがなく、
ちょっとコピー機に自信がないという方は是非チェックしてみましょう。
コピー機でできること
一度で大量の紙をコピー
コピー機でできることは、
一枚の紙⇒一枚の紙
にコピーするだけではもちろんありません。
自分の4月の経験ですが、先輩から「これコピーしといて」とどさっと渡された資料を、
一枚一枚コピー機の蓋を開けて~紙置いて~コピーして~とって~また置いて~
を延々やってたら「何やってんの」と言われました。コピー経験値0なのが露呈した瞬間でしたね。
オフィスのコピー機の場合、蓋の上にどさっと資料を置けるスペースがあると思うので、
まとめてそこに資料をセットしてコピーすれば一回ですべて印刷してくれます。
PDFにしてデータを送れる
コピーは
紙⇒紙
だけでなく、
紙⇒電子ファイル
にできます。いわゆるスキャンという機能です。
資料を電子調書として残す時や、離れた人に資料を見てもらうときなどに重宝します。
やり方は①とほぼ同じで、蓋の上に資料をセットし、スキャンのボタンを押すだけ。
オフィスのコピー機であれば、自分の宛先があらかじめ登録されていると思うので、それを選択すれば自分のパソコンに自動で送信してくれます。
注意点として、一回で大量にスキャンすると容量が大きくなるので、届くのが遅れて焦ります。
自動で綴じてくれる
会社への報告書等を小冊子にしたい時、
コピー機で紙をページ順に並べてかつ折ってホチキス止めまでできます。
今までは、
(ページをそれぞれ印刷⇒順番整えて⇒折って⇒ホチキス止め)×必要部数
とやっていたのをボタン一つでできるようになりました。
この機能を知ったときは心から「かがくのちからってすげぇ・・・」ってなりました。本当にすごい。
注意点として、
・原稿の順番を間違えない
・綴じ代を確保する
ことは抑えましょう。
ミスると果てしなく紙と時間が無駄になります。
コピーする時の諸注意!
複数コピーの時はホチキスを外す、紙を揃える
これ大事です。慣れてても油断してると忘れます。
複数枚コピーするときは、
・紙がホチキスやクリップ等でまとめられてないこと
・2枚織りなどされていないこと
が前提となります。この状態でコピーすると紙詰まりを起こして、直すのに苦労します。
紙詰まりになった時ですが、画面案内に従えば多分直せます。
ただ手動で治すのが大変&音が鳴ってかなり恥ずかしいです。
必ずコピー前に一度全て確認しましょう。
カラー印刷の時はどっちが原本か注意!
カラー印刷すると、どっちが原本かぱっと見ではわかりにくくなります。
会社から借りている資料で、請求書などの原本の場合は会社に返す必要があるので、
間違ってコピーしたものを渡さないよう気を付けましょう。
印刷時の設定確認
印刷してみて、あれ?両面のつもりなのに片面…とか、なんか端っこが切れてる…とかなることありますよね。
印刷前に最低でも、
・片面か両面か
・カラーか白黒か
・縮尺に間違いはないか
を確認しましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。まとめると
【コピー機でできること】
・一度で大量の紙をコピー
・PDFにしてデータを送れる
・自動で綴じてくれる
【諸注意】
・複数コピーの時はホチキスを外す、紙揃える
・カラー印刷の時はどっちが原本か注意
・印刷時の設定確認
です。基本スキルなので確実に抑えましょう。