こんにちは。ヤングチャンピオン・カエルです。
監査では様々な資料を見ることになります。
監査人としては当然、その資料がプロセスの「どこで」、「どういう意味合いで」使われているのかを正確に把握している必要があります。
僕なんかは最初、
「納品書ってどっちがどっちに送るんだっけ・・・（脳内整理中）・・・売る側が買う側か・・・」
と頭の中が散らかってたので苦労してました。（普通の人はしない）
というわけで今回は、新人の会計士または実務が気になる会計士受験生向けに、
実務で頻繁に出会う基本証憑一覧を紹介します。
実務で必ず見る証憑になりますので、最低でもこれだけは覚えておきましょう。
売上・仕入時
見積もり〜注文
証憑 | ～時に作成/記帳 | ～が作成し | ～ へ発行する | 何を証明する？ | 解説 |
見積書 | 取引検討 | 売る側 | 買う側 | 取引の内容・数量・金額など | 購入前の検討の為、販売する側が金額等の見積りを伝える資料です。見積書は、まだ契約成立には至ってない段階の書類なので、実証手続にはあまり使われません。取引の流れを確認するウォークスルーではよく見ます。 |
注文書 | 注文（契約） | 買う側 | 売る側 | 取引の内容・数量・金額など | 買う側が、売る側に対して発注を申込む資料です。 |
注文請書 | 注文（契約） | 売る側 | 買う側 | 取引の内容・数量・金額など | 上記注文書に対して、売る側が買う側に対して注文を了承したことを伝える資料です。 |
納品〜請求
証憑 | ～時に作成/記帳 | ～が作成し | ～ へ発行する | 何を証明する？ | 解説 |
納品書 | 納品 | 売る側 | 買う側 | 入荷の事実 （入荷基準の場合）仕入の事実 | 頻出です。売る側が、買う側に納品した内容（品目・数量・金額・日付等）を示す資料です。受領書と対応関係にあります。 買う側にとっては外部証憑になるので、仕入の事実を示す強い監査証拠になります。 売る側が売り上げの証憑として出してきた場合は、相手方の押印があるかどうかを確認しましょう。（ないと完全に内部証憑になってしまい証拠力が弱いです。） |
受領書 | 納品 | 買う側 | 売る側 | 引渡しの事実 （引渡し基準の場合）売上の事実 | 買う側が、売る側に商品を受領したことを示す資料です。納品書と対応関係にあります。 売る側にとっては外部証憑になるので、売上の事実を示す強い監査証拠になります。 |
検収書 | 納品 | 買う側 | 売る側 | 検収の事実 （検収基準の場合）仕入の事実 | 買う側が、売る側に納品物を検収したことを示す資料です。 納品書同様、買う側にとっては仕入の事実を示す証憑になりますが、納品書は入荷基準の場合に仕入計上日の証憑に、検収書は検収基準の場合に仕入計上日の証憑になるという違いがある。 |
請求書 | 支払請求 | 売る側 | 買う側 | 請求の事実 | 頻出です。売る側が、買う側に支払の請求をする資料です。支払明細書と対応関係にあります。 月に1回、該当期間に発生した取引が集約されて送られてくることが多い。僕ははじめ取引一つ一つに請求書が作られると思ってました。 監査上は仕入の事実を示す証憑としてだけでなく、入出金関係の証憑としても使われます。 |
支払い〜記帳
証憑 | ～時に作成/記帳 | ～が作成し | ～ へ発行する | 何を証明する？ | 解説 |
支払明細書 | 出金 | 買う側 | 売る側 | 出金の事実 | 支払いを行ったことを示す資料です。請求書と対応関係にあります。 |
ＦＢデータ | 入金/出金 | 銀行 | 利用会社 | 入金/出金の事実 | 入出金の事実を示す資料です。 FB（＝ファームバンキング）とはネットワーク上で金融手続（振込など）を行える仕組みのことで、通常会社はこのサービスを使って支払いを行います。その際に銀行から発行されるのがFBデータです。外部証憑なので証拠力が強いです。 |
当座勘定照合表 | 入金/出金 | 銀行 | 利用会社 | 入金/出金の事実 | 入出金の事実を示す資料です。 口座保有者の口座残高の変動を日別に示したものです。FBデータ同様外部証憑のため証拠力は強いです。 |
預金通帳 | 記帳 | 銀行 | 利用会社 | 入金/出金の事実 残高 | 入出金の事実を示す資料です。 記帳をしていれば、残高を確認することも出来ます。 |
○○伝票 | 仕訳 | 仕訳計上 | 社内保管 | 仕訳内容 | 会計仕訳のもととなる資料です。基本ですが、伝票を作成して、それを元に仕訳が切られます。 |
固定資産の取得
証憑 | ～時に作成/記帳 | ～が作成し | ～ へ発行する | 何を証明する？ | 解説 |
稟議書 | 意思決定 | 買う側 | 社内保管 | 購入の意思決定 | 購入検討の為、購入側が社内で回覧し、上長の承認を得るための資料です。 固定資産は金額が大きい事があるため、ある一定以上の金額のものは社内稟議が必要な場合が多いです。 承認者の押印、日付を確認しておきましょう。 |
契約書 | 契約 | 買う側 | 売る側 | 取引内容 | 固定資産の購入契約の内容・金額等を示す資料です。 |
設置完了報告書 | 納品 | 売る側 | 買う側 | 設置の事実 | 固定資産を設置したことを示す資料です。 固定資産は設置に時間がかかるものもあります。計上タイミングは契約書記載の日付ではなく、設置完了報告書の日付になります。 |
純資産関係
証憑 | ～時に作成/記帳 | ～が作成し | ～ へ発行する | 何を証明する？ | 解説 |
履歴事項全部証明書 | 申請時 | 法務局 | 会社 | 発行可能株式総数 発行済み株式総数 単元株式数 ストックオプションの内容 | 会社の登記事項を示した資料です。 有価証券報告書・四半期報告書の内、左記内容の表示チェックをする際に有用です。 |
株主総会招集通知 | 株主総会前 | 会社 | 株主 | 配当予定額 | 株主総会の招集通知です。 翌期の配当予定額が示してあります。有価証券報告書・四半期報告書のチェックで使うことがあります。 |
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回紹介した証憑は基本のものとなります。必ず理解しておきましょう。
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