こんにちは。ヤングチャンピオン・カエルです。
今回は『監査法人1年目の新人会計士シリーズ③：コピー機の使い方』と題しまして、
コピー機の使い方を紹介していきたいと思います。
コピー機とか誰でも使えるでしょwww
って思う方もいらっしゃるでしょうが、
僕は一枚の紙をコピーすることしか知らず、先輩に驚かれた経験があります。
もし僕と同じように、今までコンビニくらいでしかコピー機を利用したことがなく、
ちょっとコピー機に自信がないという方は是非チェックしてみましょう。
コピー機でできること
一度で大量の紙をコピー
コピー機でできることは、
一枚の紙⇒一枚の紙
にコピーするだけではもちろんありません。
自分の4月の経験ですが、先輩から「これコピーしといて」とどさっと渡された資料を、
一枚一枚コピー機の蓋を開けて～紙置いて～コピーして～とって～また置いて～
を延々やってたら「何やってんの」と言われました。コピー経験値０なのが露呈した瞬間でしたね。
オフィスのコピー機の場合、蓋の上にどさっと資料を置けるスペースがあると思うので、
まとめてそこに資料をセットしてコピーすれば一回ですべて印刷してくれます。
PDFにしてデータを送れる
コピーは
紙⇒紙
だけでなく、
紙⇒電子ファイル
にできます。いわゆるスキャンという機能です。
資料を電子調書として残す時や、離れた人に資料を見てもらうときなどに重宝します。
やり方は①とほぼ同じで、蓋の上に資料をセットし、スキャンのボタンを押すだけ。
オフィスのコピー機であれば、自分の宛先があらかじめ登録されていると思うので、それを選択すれば自分のパソコンに自動で送信してくれます。
注意点として、一回で大量にスキャンすると容量が大きくなるので、届くのが遅れて焦ります。
自動で綴じてくれる
会社への報告書等を小冊子にしたい時、
コピー機で紙をページ順に並べてかつ折ってホチキス止めまでできます。
今までは、
(ページをそれぞれ印刷⇒順番整えて⇒折って⇒ホチキス止め）×必要部数
とやっていたのをボタン一つでできるようになりました。
この機能を知ったときは心から「かがくのちからってすげぇ・・・」ってなりました。本当にすごい。
注意点として、
・原稿の順番を間違えない
・綴じ代を確保する
ことは抑えましょう。
ミスると果てしなく紙と時間が無駄になります。
コピーする時の諸注意！
複数コピーの時はホチキスを外す、紙を揃える
これ大事です。慣れてても油断してると忘れます。
複数枚コピーするときは、
・紙がホチキスやクリップ等でまとめられてないこと
・2枚織りなどされていないこと
が前提となります。この状態でコピーすると紙詰まりを起こして、直すのに苦労します。
紙詰まりになった時ですが、画面案内に従えば多分直せます。
ただ手動で治すのが大変＆音が鳴ってかなり恥ずかしいです。
必ずコピー前に一度全て確認しましょう。
カラー印刷の時はどっちが原本か注意！
カラー印刷すると、どっちが原本かぱっと見ではわかりにくくなります。
会社から借りている資料で、請求書などの原本の場合は会社に返す必要があるので、
間違ってコピーしたものを渡さないよう気を付けましょう。
印刷時の設定確認
印刷してみて、あれ？両面のつもりなのに片面…とか、なんか端っこが切れてる…とかなることありますよね。
印刷前に最低でも、
・片面か両面か
・カラーか白黒か
・縮尺に間違いはないか
を確認しましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。まとめると
【コピー機でできること】
・一度で大量の紙をコピー
・PDFにしてデータを送れる
・自動で綴じてくれる
【諸注意】
・複数コピーの時はホチキスを外す、紙揃える
・カラー印刷の時はどっちが原本か注意
・印刷時の設定確認
です。基本スキルなので確実に抑えましょう。
