こんにちは。ヤングチャンピオン・カエルです。
ずばり新人の皆さん、
総勘定元帳と仕訳帳の違い、分かりますか？
そんなの簡単だろwwwって皆さん、質の高い受験勉強をされてたんですね。
僕の場合、受験勉強時代は問題解ければいいだろって思って
「仕訳帳？あーはいはい、帳簿的なやつね。」
「総勘定元帳？あーはいはい、帳簿的なやつね。」
と、テキトーに流してたら実務に入って痛い目にあいました。
先輩「まず総勘定元帳開いて～」
僕「（開く）」
先輩「それ仕訳帳」
僕「あ、すいません（何が違うんじゃ！）」
先輩「あ、これなら仕訳帳より総勘定元帳みたほうがいいよ」
僕「はい！（だから何が違うんじゃ！！）」
今回は同じ過ちを繰り返さないために、総勘定元帳と仕訳帳の違い・注意点をご紹介します。
僕と同じ「受験勉強が完全に勉強のための勉強勢」でこういう基本的なことが曖昧な方は是非ご一読ください。
いやだって総勘定元帳とか仕訳帳とか会計学で出ねーじゃんかちくしょう。
総勘定元帳と仕訳帳の違い
両者の最大の違いは、
総勘定元帳が特定の勘定についてのみの帳簿であるのに対し、
仕訳帳はある期間内すべての取引が記載された帳簿であることです。
現在はシステム管理しているためどちらが先に作られるとかはないのですが、
本来は、「①仕訳帳に記載→②総勘定元帳に転記」という流れがあります。
以下詳しく見てみましょう。
仕訳帳の特徴・注意点
仕訳帳の特徴はその名の通り、「仕訳」の形で情報が記載されていることにあります。転記される前の一番最初の帳簿のため、仕訳帳まで見ることを「仕訳帳に戻る」という表現がされます。
実務では仕訳帳はエクセルファイルとして提出されますが、ここに受験勉強ではカバーしきれない注意点があります。
仕訳帳はサンプル抽出の際等に頻繁に利用するものなので、注意点を押さえておきましょう。
一行仕訳じゃない仕訳もある
仕訳には一行仕訳とそうでない仕訳があります。
一行仕訳とは例えば物を売った時の以下の仕分けのように、同じ行の金額が一致している仕訳のことを言います。
売掛金 100/ 売上 100
対して一行仕訳でない仕訳の例は、例えば固定資産売却のような仕訳です。
減価償却累計額 20/ 建物 100
減価償却費 2/ 固定資産売却益 12
現金 90
この仕訳では見てわかるように、同じ行の金額が同じとは限りません。
さらに注意してほしいのは上の仕分けでいうところの現金の横の貸方部分で、
空欄になっています。
つまり一行仕訳出ない仕訳があると、借方＝貸方の金額となるとは限らず、また空欄もあり得ます。
知ってればどうってことないのですが、知らないとこれで焦るの状況がサンプル抽出の時です。
サンプル抽出は基本的にエクセルの行ごとに連番を振っていき、ランダムで1行ずつ抜き取ります。そのため一行仕訳じゃない仕訳がヒットすると、借方か貸方のどちらかが空欄ということや、借方と貸方が一致しない場合があり得ます。
最初僕は「お、不正か？」とか思ってました。おバカ。
その1行のみを見ても取引の全貌は見えないので、詳細に知りたければ抽出前の仕訳帳に戻りましょう。
総勘定元帳の特徴・注意点
総勘定元帳は「特定の勘定科目」についてのみの帳簿のため以下の特徴・注意点があります。
総勘定元帳はたくさんある
仕訳帳は基本的に
○○年度仕訳帳.xlsx
のように期間ごとに一つの仕訳帳しかありません。（月ごとに12個ある等の場合はあります。）
一方で総勘定元帳は特定の勘定科目についてのものなので、
現金の総勘定元帳
売掛金の総勘定元帳
売上の総勘定元帳
のように勘定毎に存在します。
まとめて総勘定元帳を会社からもらえることもありますが、そうでない時は「～の総勘定元帳を下さい」と依頼しましょう。
借方と貸方は対応していない
僕はここが仕訳帳と総勘定元帳の違いを理解していなかったために、しばらくこの事実に気付きませんでした。
つまり総勘定元帳の項目は、仕訳帳の中で該当する勘定の部分を
借方部分単体・貸方部分単体で（＝1行まるまるではなく）
引っ張ってきたものになります。
そのため総勘定元帳では同じ行の借方・貸方は何の関係もない取引からきているものなので横に見る意味はないです。当然金額も一致しません。
どういうときにどっちを使うのか
それでは両者はそれぞれどのような状況で使うのでしょうか。
【仕訳帳】
ある特定の取引の仕訳の全貌を見たいとき
←総勘定元帳では一つの勘定のみを抽出しているのみだから
【総勘定元帳】
ある特定の勘定がどのような要因で増減しているか見たいとき
←総勘定元帳は特定の勘定についての全ての増減が集約されているから
と区別されます。
まとめ
いかがだったでしょうか。
簡単に違いをまとめると、
【帳簿の数】
仕訳帳：一つ（月で分かれてれば12個） ↔ 総勘定元帳：勘定の数だけ
【行の借方・貸方の関係】
仕訳帳：関係ある（＝同じ取引から生じている）が、1行仕訳でないと空欄・金額違い有り
↔
総勘定元帳：関係なし、当然金額も基本不一致
となります。
両者の違いは基本的なことですが、ちゃんとわかってないとこんがらがります。しっかり理解しましょう。
