今回は『監査法人勤務1年目の新人が覚えておきたい！！メールのルール６選』と題しまして、
監査法人の新人向けに最低限押さえておきたいメールのルールを紹介していこうと思います。
初めてビジネスメールを書く方が間違えやすいと思うポイントをピックアップしました。
これからビジネスメールをバンバン書くことになる新人の皆様は知っているかチェックしましょう。
今思うと超基本的な内容ですが、社会経験の乏しい自分はほとんど知らずにミスしたことばかりです。他山の石にしてください。
メールの書き方基本６選
①「お疲れ様です」と「お世話になっております」
この二つの挨拶の使い分け大丈夫ですか？
「お疲れ様です」⇒社内
「お世話になっております」⇒社外
です。
逆にしないよう気を付けましょう。自分は4月にしっかり間違えてます。
②ccに上司を入れる
社外に送るメールにはccに上司も加えてからメールを送信しましょう。
自分はccの存在理由を知らず、ただあるなーくらいにしか思ってなかったのですがかなり大事です。
自分と同じ、ｃｃとは…？な方のため。
ccとはメールの宛先の下にある第二の宛先のようなものです。
覚える必要はないですが、ccとはCarbon copy(複写)の略だそうです。
ｃｃに上司を加える意味は
・社外へ送ったメールの内容を上司に共有する
・社外の人がメールの出所を知ることができる
という点にあります。
2つ目の理由について、自分の失敗経験を書きます。
自分が初めてメールを送るクライアント先にcc無しで送ってしまったことがありました。
もちろん監査法人名を書いたのですが、相手からすれば、
「このメールは本当に監査法人からのメールなのか…?」
と感じる可能性があります。
ここに上司の名前を書けば、相手は「ああ、〇〇さんがccに入っているから大丈夫だ」、
と安心することができます。
ccには上司（主査が一般的）も入れましょう。
ちなみに自分がcc入ったメールを受け取っても、情報共有程度の意味ですので、返信不要です。
③機密性高いファイルを送るときはパスワード
個人名の入った給与データなど、機密性の高いファイルを送るときはパスワードを必ず掛けましょう。
ここは個人の裁量ですが、機密性の特に高くないファイルについてはパスワードを掛けると相手に手間かなと思っているので、僕はあまりかけないです。
ちなみにパスワードを本メールの後に送るタイプでは、ccに上司を入れ忘れがちなので注意しましょう。
④件名に法人名・依頼事項を書く
相手は送り主・件名などでメールを仕分けしていることがあります。
件名を「【〇〇監査法人】売上資料依頼」などのようにして、
監査法人の所を強調することで、メールを見落とされる可能性を低くしましょう。
メールが返ってこないことは結構あります…再送も大変なので予防ということで。
⑤全員に返信
宛先が自分で、他にccに数名入っているメールが来ることがあります。
このとき返信は普通の「返信」ではなく、「全員に返信」を選びましょう。
普通に返信するとｃｃの人にはメールは届きませんが、全員に返信ならｃｃの人にも届きます。
上でも書いた通り、ccには情報共有の意味があるので、ccに入っている人にも情報を共有してあげましょう。
全員に返信しないと、ccの人に「こいつ、先輩のメール無視してる・・・？」と思われるかもわかりません。（そんなひねくれた人そんなにいないと思いますが）
⑥最後に確認
メールを送る前に、必ず確認する癖をつけましょう。
・宛先は間違ってないか
・添付ファイルは正しいものか
・敬語の誤りや、「様」をつけ忘れていないか
・ccに上司を入れているか
などなど。急いでいるときは特にミスしやすいので気を付けましょう。
はじめのうちは送る前にメールを上司に見てもらってからでもいいと思います。
まとめ
以上となります。
改めてまとめると、
①「お疲れ様です」と「お世話になっております」
②ｃｃに上司を入れる
③機密性高いファイルを送るときはパスワード
④件名に法人名・依頼事項を書く
⑤全員に返信
⑥最後に確認
の６つです。
意識すれば難しくもなんともないので、しっかり押さえましょう。
