こんにちは。ヤングチャンピオン・カエルです。
今回は『監査法人勤務1年目の新人会計士シリーズ⑦:確認状』を書いて行こうと思います。
新人が担当することが多いながらも、手続きとしてひじょーーーーに重要な確認状。ミスするとフォローがとても大変な手続です。
確認状で一番大変な事態は
自分のミスで再発送
しなければならないことです。
相手のミスで再発送するという場合もありますが、こちらは自分のミスでないので幾分気は楽です。ただ、「はいやり直してー」と再発送するだけです。
ただ自分のミスだと、自分のせいで相手に二度手間を掛けさせる上、自分も二度手間です。
今回は確認状を扱う際、いかに自分のミスをなくし再発送の事態を避けるかに焦点を当てていきたいと思います。
絶対注意したい２選
内容物及び記載を間違えない
発送の際の最大の注意です。
内容物は
・送り状(宛先や確認したい内容、監査人の連絡先が書かれたもの)
・複写式の別紙(主に銀行残高や証券残高の確認の場合)
・返信用封筒(切手貼っておく！！）
が必須です。
送り状の記載については勿論全て確認すべきですが、特に、
・対象期末の日付
・確認先の住所
・担当監査人の連絡先
に間違いがないかは特にしっかり確認しましょう。
これら３つにミスがあると、
日付ミス⇒期末残高がわからなければ無意味⇒再発送
住所ミス⇒届かない⇒再発送
自分の連絡先書かない⇒相手からの疑問に答えられない⇒欲しい回答、様式で返ってこない⇒再発送
となってしまいます。
送る前の確認は一度上司に見てもらうくらいが安全です。
管理の徹底
経験上確認状で一番怖いのは、
「あれ、回収したはずなのにない…？」となることです。
実際になかった場合は再発送となる上、向こうのミスでなくこちらのミスにより再発送してもらうことになるので非常に肩身の狭い思いをします。回収したものはしっかり管理しましょう。
似たようなことで確認状の回収をしていると
「ここの確認状戻ってきてないけど、本当に戻ってきてないよな…？来てたけど自分が運ぶ時におとしてしまったんじゃあないか…？」
と不安になることもあります。まじで、あります。
ボーっと回収してた場合は上のような不安に襲われます。回収作業の時は、
はい、回収しきった！はい、落とさないで持ってきた！と気を張りながらやりましょう。
ちょっとしたポイント
切手の値段は適切か確認
再発送という事態にはならないですが、注意したい点。
切手は送付用封筒だけでなく、返信用封筒にも貼ります。
そのため送付の段階で軽いから82円切手にしていても、返信で大量の資料が添付されることもあるので注意が必要です。
主に棚卸資産の保管会社に在庫の確認状を送る時などは返送資料が重くなるので、切手も金額の大きいものを返信用に貼っておきましょう。
勿論送付用は送り状＋1，2枚しかないので基本的に82円切手で十分です。
切手はのりで貼る
ふと思い出したポイント。
監査部屋でぺろぺろ切手舐めて貼ってたら、
「いやまあ悪くないけど、のり無いの・・・？」
と先輩に言われました。
自分としても仕事でぺろぺろ切手舐めるのどうなんだこれ？って思いながら舐めてました。
ちゃんとのりで切手を貼りましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。絶対に注意したいこととして、
①内容物及び記載を間違えない
②管理の徹底
は確実にしておきましょう。新人で確認状ノーミスを目指しましょう。
