こんにちは。ヤングチャンピオン・カエルです。
新卒でバイトもあまりしたことがなかった場合、
電話対応に緊張する人も多いと思います。
かくいう僕も電話対応が苦手でいつもどぎまぎしてました。
経験上電話対応が苦手なのは、
単に電話対応時のテンプレワードを知らないor固まってない
のが原因だと思っています。
なので今回は電話慣れしていない新社会人の方向けに
電話対応で便利な小技フレーズをケース別にご紹介します。
①電話を掛ける時:「○○さん、今お時間大丈夫ですか?」
「○○さん、今お時間大丈夫ですか?」
電話を掛けた時、冒頭に加えると丁寧な対応になるフレーズです。
電話はこちらのタイミングのみでかけているもので、相手は忙しい状態のこともあります。一言添えましょう。
②こちらが話したい人が不在の場合:「戻られたら折り返しお電話を頂いてもよろしいですか?」
「戻られたら折り返しお電話を頂いてもよろしいですか?」
話したい人が不在の場合に絶対言ってはいけないフレーズが
「また連絡いたします」
です。僕はこれをよく言って頭を抱えていました。
「また連絡します」を言ってしまうと、
・いつ相手が戻ってくるか分からない
・もう一度電話してまだいない場合、再度電話する必要がある
ためにいつ2回目の電話をしていいか分からなくなります。
かならず向こうから折り返しの電話を頂くようにしましょう。
③相手が話したい相手が不在の場合:「○○が戻り次第折り返し電話をかけます。お名前は△△様でよろしかったでしょうか」
「○○が戻り次第折り返し電話をかけます。お名前は△△様でよろしかったでしょうか」
②の裏返しです。
後で上司等に「△△さんからお電話がありました」と報告するために、初めて話す相手など相手の名前に自信がない場合は電話の最後に相手の名前を聞きなおしましょう。
注意すべき点として、○○部分は上司としても敬称はつけないようにしましょう。唯一上司を呼び捨てにできる時間です。
④電話を出る時:「はい、~法人の~です。○○様。いつもお世話になっております。」
「はい、~法人の~です。○○様。いつもお世話になっております。」
ポイントは相手の名前を復唱することです。
名前を復唱することで
・忘れやすい電話相手の名前を憶えやすい
・誰からの電話か周りのメンバーが分かる
というメリットがあります。
監査部屋でチーム作業をしているときなど、相手の名前を復唱してあげれば電話を出ていない上司もすぐ自分宛の電話だと分かることができます。ちょっとした小技です。
⑤電話を終える時:「よろしくお願いします。失礼いたします。」
「よろしくお願いします。失礼いたします。」
別に何でもいいんですが、電話を切る際に言うフレーズは「これ!」と決めておいたほうが楽です。
自分はこのあたりをテキトーにしてたので、たまにまごつきました。
これと決めたら、定型句として最後に添えましょう。
番外編:個人的に使ってみたいフレーズ
「いただいた電話で申し訳ないんですが、一つお伺いしてもよろしいですか?」
チームの先輩が使っていてそんな言い方があるのかとおどろいたフレーズ。
聞きたいことがあるのは自分であるため本来なら自分から電話をかけないといけないところを、向こうから電話をしてもらったことから「申し訳ない」と添える心配り。
さらに、質問を頭に持っていて電話がきた咄嗟のタイミングで機会を逃さず質問してしまう、反射と効率の良さ。
電話技術の高さを感じました。使えるようになりたいものです。
まとめ
いかがだったでしょうか。
テンプレのフレーズを覚えてしまえば、だいたいの電話には対応できます。
テンプレを覚えてどんどん使っていきましょう。