【監査法人新人】絶対におさえておきたい新人がやりがちなミス

やりがちなミスの内容

解説

対策

会社の紙面資料の原本を持ち帰ってしまう

会社の紙面資料の内、コピーされたものは持ち帰っても大丈夫な場合がありますが、原本は絶対に持ち帰ってはいけません。請求書、契約書の原本が代表例です。たまに超精細なカラーコピーがあって紛らわしいことがあるので、不安になったら先輩に聞きましょう。僕はペンで書かれた部分の凹凸で判断することがあります。

入手した紙面資料はコピーなのか原本なのかを確認する癖をつけましょう。

資料をコピーする際にホチキス止めをはずさずにコピー機に入れてしまう

ホッチキス止めされた資料を気付かずそのままコピー機に流すと、資料がぐちゃぐちゃになる上、アラートとともにコピー機も詰まります。部屋中に鳴り響いて恥ずかしい。以下の記事も参考にしてみて下さい。

【監査法人１年目】新人が絶対覚えておきたいコピー機の使い方

入手した紙面資料をコピー取る際には必ずホッチキスを外す。

飲み物を会社の資料にこぼしてしまう

言わずもがな会社に大変迷惑が掛かります。会計士は信用が大事。

飲み物を置くときはこぼすリスクを想定し、仮にこぼしても資料に係らないような位置に置く。

証憑突合で、相手先と金額のみのチェックのみしていた

繰延、繰越のリスクがあるので日付が適切かどうかを確認することも必要です。件数の多い取引テストなどで集中が切れているとやりがちです。

突合前に突合箇所を列挙しておく。相手先、金額、日付はほぼ絶対。

資料を紛失する

考えるの面倒くさいしとりあえず自分のロッカーいれとくか！ってなると大抵なくします。

とりあえずロッカーではなく、調書ファイルなどの然るべき場所に速やか保管する。

特に出張のときなど、往査先から資料を大量に入手しすぎて、帰ってきてから何がどの資料か分からなくなった

めちゃくちゃあるあるです。

クリアファイルや付箋を利用し後から見ても何の資料か把握できるようなメモ書きを”丁寧に”残す。雑に書くと普通に思い出せません。また、その場で処理できるものはできるだけ処理しておきましょう。

データソースの記載忘れ

調書内で利用した元データの名称が書かれていないと、次やる人が「これなんのデータだよ！！いちいち会社に聞かなきゃなんねーじゃねえか！！」と困ります。時間もかかって大変非効率です。「いやこの程度書かなくても分かるでしょ」って思っても新人は分かりません（体験談）。
個人的にここは絶対に外さないでほしいです。

慣れですが、絶対書きましょう。

主査の連絡先を調べずに現場に行き、連絡なしで遅刻する。

これもあるあるです。特に初めての往査先の際には主査の連絡先を把握しておきましょう。

調べる、若しくは遅刻しない！！！

大事な時に会社携帯の充電が切れていて連絡ができない。

超焦ります。会社携帯でのネットサーフィンは避けましょう。自戒。

毎日充電する。僕は作業中はいつもパソコンにつなげて充電しています。モバイルバッテリーを持ってるとより安心。

何をしたら良いかわからず、結局未了事項を残してしまった

何をしたら良いのかを聞くことが恥ずかしいと思ってしまうとやりがちです。新人は質問してなんぼです。新人の間に質問する癖をつけておかないと後々さらに苦労します。下の記事も参考にしてみて下さい。

【監査法人１年目】意外と大事！！「質問」の際に意識すべきポイント

わからないと思ったら何でも主査や先輩に聞く。

VLOOKを使用した際に別の資料を参照しており、次に開いたときにRef#になってしまう

参照元の資料を削除したor別サーバー保管でアクセスできない場合はデータを持ってこれません。

VLOOKした部分は必ず値貼り付けする癖をつける

数式を壊してしまう

先人が苦心して作った数式を壊すとチームに大ダメージが与えられます。与えないようにしましょう。

数式が入っている部分は色を変える等して目立つようにする。数値を更新する際はまず数式ないか確認する。

別ファイルへのリンクをつけたまま、保存をし後日保存ファイルを確認したら、Ref#になっていた。

参照元の資料を削除したor別サーバー保管でアクセスできない場合はデータを持ってこれません。

調書全体が完成したら、エクセル上タブのデータ→接続→リンクの編集よりリンクの解除を行ってリンク部分を値貼り付けする。

メールで来た資料をサーバーに保存していなかった。

メールからファイルを開いて、保存するという作業を面倒がってサーバーへの保管をさぼりたくなる気持ちはよくわかります。「どうせ自分しか見ないし」と思っているとやりがちです。

とりあえずもらった資料をサーバーに保存してチーム内で共有できるようにしておきましょう。何かの拍子に他の人が利用することがあるかもしれません。

PCのログインパスワードを5回間違えてしまった。

5回間違えると大抵会社指定のサポートセンター的なとこに電話して解除してもらうはめになります。非常に時間がもったいないです。

2回間違えた時点で一旦落ち着きましょう。
・CapsLockキーがonになっていないか
・最近パスワードを変えていないかをもう一度落ち着いて確認しましょう。

IDカードを机に置いたまま外に出て戻れなくなる

首にかけるのが面倒で机に置いたりしていると忘れます。

首にかけているか、Yシャツの胸ポケット・ポッケに入れるなどしましょう。

IDカードを家に忘れる

鞄を変えた時や、出張の翌日などあるあるです。

基本的に鞄に入れておきましょう。

クールビズ明け初日に、ネクタイを忘れる

暑いからクールビズしよ、ではなく会社ごとにこの期間がクールビズをきまっていることが多いです。調べてみたら環境省が毎年「クールビズ期間」を発表しているようで、例年5/1～9/30のようです。

4，5月や9，10月頃の往査では、会社がクールビズ期間かどうか主査に聞いておきましょう。

四半期の決算の数値が固まる日に健康診断を入れてしまった

スケジュール感を把握していない初年度はやりがちです。

事前に年間のだいたいのスケジュールを把握しておきましょう。

往査日前に主査から集合時間等の連絡がこず、自分からも聞かなかったため直前まで集合時間等がわからなかった。

主査も忙しいので、アサイン連絡を忘れていることもそれなりにあります。主査が悪いのではありません、業界が悪いのです。業務を減らせ。

連絡が来ない時には自分から聞きましょう。

自分の往査最終日になって会社に質問が必要となる項目が出てしまった

最後に質問を投げることになると、回答の対応は他の人に任せないといけないor自分がアサイン外で対応しなければなりません。

「簡単そうだからこれ先やろ！！」「分担に書いてあるものを上からやろ！！」は絶対にダメです。まず分担全体を確認して作業の優先順位をつけて、高いものから取り掛かりましょう。僕は下のような優先順位をつけています。

①現場でしか見られない資料があるもの

②質問や資料依頼が出そうなもの

③その他データ加工が主な作業系

自分で優先順位が分からないときは、上司に「何をはじめにやればいいですか」とためらわず質問しましょう。質問は1年目が一番しやすいです。

クライアント往査中に借りたクライアントのカードキーを持ち帰ってしまう

自分だけ途中で上がる場合などにやりがちです。

部屋にいる時、カードキーはポケットではなく机の上に置いておきましょう。